Cómo conseguir que los clientes envíen la documentación a tiempo
Por qué la documentación llega tarde
El problema casi nunca es mala voluntad. Tus clientes no saben cuándo es el corte, no saben qué formato quieres y guardan los tickets en la cartera.
El resultado lo conoces: fotos por WhatsApp el día 19, tickets ilegibles y facturas sin NIF. Todo eso se traduce en horas no facturables para tu equipo.
La solución tiene tres piezas: una fecha de corte clara, recordatorios automáticos y un formato único.
1. Fija una fecha de corte propia
Los modelos 303, 130, 111 y 115 del trimestre se presentan del 1 al 20 de abril, julio y octubre. El 303 y el 130 del cuarto trimestre, del 1 al 30 de enero.
Si el cliente domicilia el pago, el plazo se acorta. En 2026, la AEAT fija la domiciliación de estos modelos del 1 al 15 de abril, julio y octubre.
Por eso tu corte interno debe ir antes. Una opción práctica es el día 5 del mes siguiente al trimestre. Te deja margen para revisar, pedir lo que falta y domiciliar.
Para el tercer trimestre de 2026, el plazo general acaba el 20 de octubre y la domiciliación, el 15 de octubre.
2. Calendario de recordatorios
Comunica el calendario una vez al año y repítelo cada trimestre. Este esquema funciona bien:
| Cuándo | Mensaje | Objetivo |
|---|---|---|
| Día 15 del último mes del trimestre | Aviso previo | Que pidan las facturas que les faltan |
| Último día del trimestre | Recordatorio de cierre | Que reúnan tickets y facturas |
| Día 3 del mes siguiente | Último aviso | Recordar la fecha de corte |
| Día 6 del mes siguiente | Llamada o mensaje individual | Solo a quien no ha enviado |
Programa los envíos en tu herramienta de email o CRM. Así no dependes de que alguien se acuerde.
Usa siempre el mismo remitente y el mismo asunto. El cliente aprende a reconocerlo y lo abre.
3. Pide un formato único
Cada cliente que envía a su manera te obliga a reordenar. Define un formato y no aceptes variaciones sin coste o sin retraso.
- Un solo envío por trimestre, no goteo de fotos sueltas.
- Un listado de gastos en Excel o CSV, con fecha, proveedor, CIF, base, IVA y total.
- Las imágenes de cada ticket, legibles y con nombre reconocible.
- Las facturas emitidas numeradas y en PDF.
¿Necesitas un modelo? Comparte nuestra plantilla de Excel de gastos. Y la guía para organizar los tickets para la gestoría.
4. Qué exigir en cada ticket
Un ticket normal no basta para deducir el IVA. Para eso, la factura simplificada debe incluir además el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA por separado.
Explica a tus clientes que revisen, en el momento de pagar:
- Razón social y NIF del proveedor, no solo el nombre comercial.
- Su propio NIF y domicilio fiscal, si quieren deducir el IVA.
- Fecha y número del documento.
- Base, tipo e IVA desglosados.
- Que se lea: el papel térmico se borra con el tiempo.
Tienes más detalle para ellos en cómo pedir factura con NIF.
Plantilla de mensaje para tus clientes
Adáptala y envíala el último día de cada trimestre:
Asunto: Cierre del [trimestre]: envíanos tu documentación antes del [fecha de corte]
Hola, [nombre]:
Cerramos el [trimestre]. Para presentar tus impuestos a tiempo, necesitamos tu documentación antes del [fecha de corte].
Envíanos en un solo correo:
- Tus facturas emitidas del trimestre.
- Tus facturas y tickets de gastos, con el listado en Excel.
- Cualquier gasto que no sepas si es deducible, con una nota.
Recuerda: para deducir el IVA, el ticket debe llevar tu NIF y tu domicilio. Si no lo lleva, pide factura en el momento.
Si lo recibimos más tarde, no podemos garantizar que entre en este trimestre.
Gracias,
[Firma de la gestoría]
Qué hacer con quien siempre llega tarde
Pon consecuencias claras y por escrito en la hoja de encargo. Algunas gestorías cobran un suplemento por urgencia. Otras pasan los gastos no recibidos al trimestre siguiente.
Ojo con esto último: el IVA soportado puede deducirse después, pero solo dentro del plazo de cuatro años. No es un problema de pérdida inmediata, pero complica el seguimiento.
Lo que no funciona es aceptar todo por cualquier canal. Cada excepción enseña al cliente que el corte no es real.
Cómo te ayuda Clac
Con Clac, tus clientes escanean cada ticket en el momento y, al cerrar el trimestre, te mandan un único email con un ZIP: gastos.csv que abres en Excel, resumen.pdf y las fotos nombradas por fecha, razón social e importe. Además, la app les avisa si el ticket no lleva su NIF para que pidan factura allí mismo.
Para la gestoría es gratis: tus clientes usan la app y tú recibes cada trimestre el mismo Excel y las fotos.
Ver Clac para gestoríasPreguntas frecuentes
¿Qué fecha de corte pongo a mis clientes?
Una fecha anterior al fin del plazo de domiciliación, que en 2026 es el día 15 de abril, julio y octubre para los modelos 303, 130, 111 y 115. Una opción práctica es el día 5 del mes siguiente al trimestre.
¿Sirve un ticket sin mi NIF para deducir el IVA?
No. Para deducir el IVA, la factura simplificada debe incluir el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA por separado. Si no los lleva, hay que pedir factura al proveedor.
¿Qué pasa si un cliente envía un gasto fuera de plazo?
El IVA soportado se puede deducir en un periodo posterior, siempre dentro del plazo de cuatro años. Aun así, conviene fijar por escrito qué ocurre con la documentación tardía.
Fuentes
- AEAT · Calendario del contribuyente 2026: hasta el 20 de octubre
- AEAT · Plazos de presentación con domiciliación bancaria 2026
- AEAT · Plazo de presentación del modelo 303
- AEAT · Folleto actividades económicas: facturas simplificadas
- AEAT · ¿Qué requisitos debo cumplir para poder deducir el IVA?
Información general para gestorías y asesorías en España, revisada en la fecha indicada.