Documentación trimestral del autónomo para la gestoría: checklist
Plazos que marcan el trimestre
Antes de la lista, los plazos. Son los que fija el calendario de la AEAT para declarantes trimestrales:
| Modelo | Qué es | 1T, 2T, 3T | 4T |
|---|---|---|---|
| 303 | IVA trimestral | 1-20 de abril, julio y octubre | 1-30 de enero |
| 130 | Pago fraccionado IRPF (estimación directa) | 1-20 de abril, julio y octubre | 1-30 de enero |
| 111 | Retenciones de trabajo y actividades económicas | 1-20 de abril, julio y octubre | 1-20 de enero |
| 115 | Retenciones de alquileres | 1-20 de abril, julio y octubre | 1-20 de enero |
Si el pago se domicilia, en 2026 el plazo acaba el día 15 de abril, julio y octubre. En enero hay además resúmenes anuales: el 390 hasta el 30 de enero y el 180 y el 190 del 1 al 31 de enero.
Si el último día es inhábil, el plazo pasa al siguiente día hábil. El sábado cuenta como inhábil. Por ejemplo, el 30 de enero de 2027 cae en sábado; confírmalo en el calendario de 2027 cuando la AEAT lo publique.
No todos tus clientes presentan el 130. Los profesionales no lo presentan si el año anterior al menos el 70 % de sus ingresos tuvo retención.
Checklist de documentación por trimestre
Copia esta lista en tu email de cierre. Marca solo lo que aplique a cada cliente.
Un cliente sin empleados ni local no necesita el bloque de personal. Una lista corta y a medida se cumple mejor que una genérica.
Ingresos
- Facturas emitidas del trimestre, numeradas y sin saltos.
- Facturas rectificativas, si las hay.
- Cobros con retención: qué clientes le han retenido y cuánto.
- Operaciones con clientes de otros países de la UE, si las hay.
Gastos
- Facturas recibidas de proveedores, con su NIF como destinatario.
- Tickets (facturas simplificadas). Para deducir el IVA deben llevar su NIF, su domicilio y la cuota separada.
- Listado de gastos en Excel o CSV con fecha, proveedor, CIF, base, IVA y total.
- Comidas de trabajo, con el justificante del pago electrónico.
Vehículo
- Facturas de combustible, mantenimiento, seguro, renting o leasing.
- Uso del vehículo en la actividad. El IVA del vehículo se presume afecto al 50 %, salvo excepciones como transporte de mercancías o viajeros.
Más detalle en gasolina y coche del autónomo.
Suministros y vivienda
- Facturas de luz, agua, gas, teléfono e internet, si trabaja desde casa.
- Metros de la vivienda afectos a la actividad. En IRPF se deduce el 30 % de la proporción entre esos metros y la superficie total.
Lo desarrollamos en suministros de casa del autónomo.
Inversiones y amortizaciones
- Facturas de equipos, mobiliario o vehículos comprados en el trimestre.
- Fecha de puesta en funcionamiento de cada bien.
- Bajas o ventas de bienes que ya estaban en el inventario.
Personal y alquileres
- Nóminas y documentos de cotización, si tiene empleados (base del 111).
- Facturas de profesionales con retención (también van al 111).
- Recibos del alquiler del local con retención (base del 115).
Banco
- Extractos de la cuenta de la actividad del trimestre completo.
- Cargos sin factura: comisiones, cuotas, suscripciones. Hay que pedir el justificante.
Qué revisar antes de liquidar
- Numeración de las facturas emitidas, sin huecos.
- NIF del cliente en los tickets con IVA a deducir.
- Afectación: que el gasto sea de la actividad y no personal.
- Cuadre entre el listado de gastos y el extracto.
- Gastos atrasados: el IVA se puede deducir más tarde, pero solo durante cuatro años.
Qué alimenta cada documento
Explicar al cliente para qué sirve cada papel ayuda a que no lo olvide. Esta tabla resume la relación:
| Documento | Modelo |
|---|---|
| Facturas emitidas y recibidas, tickets con NIF | 303 |
| Ingresos y gastos de la actividad | 130 |
| Nóminas y facturas de profesionales con retención | 111 |
| Recibos de alquiler del local con retención | 115 |
El cuarto trimestre es distinto
En enero se juntan el trimestre y los resúmenes anuales. Pide la documentación de octubre a diciembre antes que en otros trimestres.
Aprovecha para pedir también lo que solo se revisa una vez al año:
- Inventario de bienes afectos y altas o bajas del año.
- Cambios en el uso de la vivienda o del vehículo.
- Facturas del año que no llegaron en su trimestre.
Para que el cliente llegue con todo, apóyate en el plan de recordatorios y fecha de corte.
Cómo te ayuda Clac
Clac entrega el bloque de gastos del checklist ya ordenado: gastos.csv con razón social, CIF, categoría, base e IVA al 21, 10 y 4 %, y una columna que indica si el ticket lleva el NIF del autónomo. Los gastos sin razón social o CIF llegan marcados como "por revisar".
Para la gestoría es gratis: tus clientes usan la app y tú recibes cada trimestre el mismo Excel y las fotos.
Ver Clac para gestoríasPreguntas frecuentes
¿Cuándo se presentan el 303 y el 130 del tercer trimestre de 2026?
Del 1 al 20 de octubre de 2026. Si el pago se domicilia, la presentación debe hacerse hasta el 15 de octubre.
¿Todos los autónomos presentan el modelo 130?
No. Los profesionales no están obligados si en el año anterior al menos el 70 % de los ingresos de la actividad tuvo retención o ingreso a cuenta.
¿Qué modelos de retenciones presenta un autónomo con empleados o local alquilado?
El 111 por las retenciones de nóminas y de profesionales, y el 115 por las del alquiler del local. Ambos, en los 20 primeros días naturales de abril, julio, octubre y enero.
Fuentes
- AEAT · Plazo de presentación del modelo 303
- AEAT · Calendario 2026: plazos con domiciliación bancaria
- AEAT · Calendario 2026: hasta el 30 de enero
- AEAT · Pagos fraccionados: cuándo tienes que realizarlos
- AEAT · Obligaciones como retenedor
Información general para gestorías y asesorías en España, revisada en la fecha indicada.