Ticket borrado: qué hacer para que Hacienda te acepte el gasto
Por qué se borran los tickets
La mayoría de tickets se imprimen en papel térmico. El texto aparece por una reacción química con el calor, y esa reacción se degrada con el tiempo.
Los fabricantes de papel térmico señalan estas causas:
- Calor: por encima de unos 40 °C (el coche en verano, por ejemplo).
- Luz solar y rayos UV.
- Fundas de PVC: los plastificantes del plástico blando disuelven la capa térmica.
- Grasa, aceites y disolventes, incluidas las manos o un bolso con cremas.
- Humedad alta.
Guardarlos amontonados durante años también acelera el problema.
Paso 1: pide un duplicado o una factura al comercio
Es la solución buena. El Reglamento de facturación (artículo 14) permite expedir duplicados en caso de "pérdida del original por cualquier causa". El duplicado debe llevar la palabra "duplicado".
Lleva lo que tengas para que localicen la operación:
- Fecha y hora aproximada.
- Importe.
- El cargo de la tarjeta o el extracto.
- El resto del ticket, aunque se lea poco.
Aprovecha para pedir una factura completa a tu nombre, con tu NIF y domicilio. Varias asesorías señalan que puedes pedir el canje de una factura simplificada por una completa en un plazo de cuatro años. Si el comercio pone pegas, coméntalo con tu gestor.
Si el ticket ya no llevaba tu NIF, te interesa igualmente: sin tu NIF no podías deducir el IVA. Lo contamos en cómo pedir factura con NIF.
Mensaje para pedirlo
Si no puedes ir en persona, escribe algo así:
"Hola. El día 12 de septiembre pagué 44,00 € con tarjeta en vuestro local. El ticket se ha borrado. ¿Me podéis enviar un duplicado o una factura a nombre de [tu nombre], NIF [tu NIF], domicilio [tu dirección]? Adjunto el cargo de la tarjeta. Gracias."
Guarda el email enviado y la respuesta. Si te mandan la factura en PDF, archívala junto al ticket borrado.
Paso 2: si no consigues la factura, reúne pruebas
A veces el comercio ha cerrado o no responde. Entonces lo que queda son pruebas alternativas. Pero no valen igual para el IVA y para el IRPF.
| Documento | ¿Sirve para deducir el IVA? | ¿Ayuda en el IRPF? |
|---|---|---|
| Duplicado o factura completa con tu NIF | Sí | Sí |
| Foto legible del ticket original | Solo como copia de apoyo; guarda el papel | Sí, como apoyo |
| Cargo de tarjeta o extracto bancario | No | Como prueba complementaria |
| Email de confirmación, presupuesto, albarán | No | Como prueba complementaria |
IVA. El artículo 97 de la Ley del IVA exige la factura original para deducir. Un documento que no cumple los requisitos no justifica la deducción. Sin factura, ese IVA no se deduce.
IRPF. El artículo 106.4 de la Ley General Tributaria dice que los gastos se justifican "de forma prioritaria" con factura. Otras pruebas pueden apoyar el gasto, pero Hacienda no está obligada a aceptarlas. Como recuerdan los asesores, ninguno de estos documentos equivale a una factura. Decide con tu gestor si merece la pena anotarlo.
Paso 3: si Hacienda ya te lo ha pedido
No inventes ni "reconstruyas" un ticket. Aporta lo que tengas: la foto, el duplicado si llega a tiempo y el cargo bancario. Explica la relación del gasto con tu actividad. Aquí conviene que hable tu gestor.
Cómo evitar que se te borren
- Foto el mismo día. Con buena luz, entero y enfocado. Comprueba que se lee el CIF, la fecha y el IVA.
- Pide factura con tu NIF siempre que el gasto sea de la actividad.
- Guarda el papel en un sobre o carpeta opaca. Nunca en el coche ni junto a la ventana.
- Evita fundas de PVC. Si usas fundas, que sean de polipropileno (PP) o polietileno (PE).
- No pegues celo encima del texto.
- Un sobre por trimestre. Así sabes dónde está cada ticket. Mira cómo organizar tickets para la gestoría.
¿La foto sustituye al papel?
No, salvo digitalización certificada. La Orden EHA/962/2007 permite prescindir del papel solo con digitalización certificada. Exige software homologado por la Agencia Tributaria, firma electrónica y otros requisitos.
Una foto normal es una copia de seguridad. Te salva si el ticket se borra, porque te permite pedir el duplicado con todos los datos. Pero el papel hay que guardarlo.
¿Cuánto tiempo? La Ley General Tributaria fija cuatro años de prescripción y el Código de Comercio obliga a conservar la documentación seis años. Tienes el detalle en cuánto tiempo guardar tickets.
Cómo te ayuda Clac
Clac fotografía el ticket en cuanto lo tienes y te avisa si la foto no se lee, para repetirla antes de que el papel se degrade. Guarda la razón social, el CIF, la fecha y el importe, que es justo lo que necesitas para pedir un duplicado. Recuerda: Clac no es digitalización certificada, así que guarda el papel.
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Preguntas frecuentes
¿Puedo deducir el IVA de un ticket borrado con el extracto del banco?
No. Para deducir el IVA la ley exige la factura. El extracto prueba el pago, pero no sustituye a la factura. Pide un duplicado o una factura completa al comercio.
¿El comercio puede darme un duplicado?
Sí. El Reglamento de facturación admite duplicados en caso de pérdida del original por cualquier causa. El duplicado debe llevar la palabra duplicado.
¿Basta con una foto del ticket?
Como copia de seguridad es muy útil, pero no sustituye al papel. Solo la digitalización certificada con software homologado por la Agencia Tributaria permite prescindir del original.
Fuentes
- BOE: Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación (art. 14, duplicados)
- Iberley: artículo 97 de la Ley del IVA
- Iberley: artículo 106 de la Ley General Tributaria
- BOE: Orden EHA/962/2007 (digitalización certificada)
- Autónomos y Emprendedor: qué hacer si un autónomo pierde una factura
- Ofitor: por qué se borra el ticket térmico
Información general para autónomos en España, revisada en la fecha indicada. No sustituye al asesoramiento de tu gestor o asesor fiscal.