Errores en tickets de autónomos que convierten gastos en no deducibles
1. Ticket sin el NIF del cliente
Un ticket normal es una factura simplificada. Sirve como justificante, pero no basta para deducir el IVA.
Para deducirlo, la factura simplificada debe incluir además el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota de IVA por separado.
En IRPF el criterio es más matizado. La factura es el medio de prueba prioritario, pero no el único. Un ticket sin NIF puede sostener el gasto si hay más pruebas. No es la vía segura.
Qué decirle al cliente: pide la factura con tu NIF al pagar, no semanas después. Tiene una guía en cómo pedir factura con NIF.
2. Nombre comercial en lugar de razón social
El ticket dice "Bar Paco" o una marca, y el cliente lo apunta así. Pero la factura, también la simplificada, debe identificar al expedidor con su NIF y su nombre o razón social completa.
El problema aparece al contabilizar. Mismo proveedor con tres nombres distintos, o un CIF sin razón social que no cuadra con nada.
Qué pedir: que el listado de gastos lleve siempre razón social y CIF, y el nombre comercial solo como dato extra.
3. Comidas pagadas en efectivo
Las comidas del propio autónomo solo son deducibles en IRPF si cumplen varias condiciones. Deben producirse en restaurantes u hostelería, durante la actividad y pagarse con un medio electrónico.
Además tienen los límites cuantitativos de las dietas de los trabajadores. Pagar en efectivo rompe una de las condiciones.
En IVA, los servicios de hostelería y restauración no son deducibles, salvo que el gasto sea deducible en IRPF o Sociedades.
Lo explicamos a tus clientes en comidas y dietas del autónomo.
4. Ticket térmico borrado
El papel térmico pierde la tinta con el calor y el tiempo. Las facturas deben conservarse de forma que se garantice su legibilidad durante el plazo de prescripción.
Una foto hecha por el cliente ayuda a no perder los datos. Pero no es una digitalización certificada, así que conviene guardar también el papel.
Si ya se ha borrado, hay que pedir un duplicado al proveedor. Tienes el paso a paso en qué hacer con un ticket borrado.
5. Gastos personales mezclados
Supermercado, ropa, el cine del fin de semana. Llegan en el mismo sobre que los gastos del negocio.
Para deducir el IVA, el bien o servicio debe estar afecto a la actividad. Y la AEAT excluye expresamente, aunque se usen en la actividad, joyas, alimentos, bebidas y tabaco, espectáculos y atenciones a clientes o terceros.
Caso aparte es el vehículo: su IVA se presume afecto al 50 %, salvo excepciones como el transporte de mercancías.
6. Gastos fuera de plazo
El cliente encuentra en diciembre tickets de marzo. El IVA no se pierde de inmediato: se puede deducir en la autoliquidación correspondiente mientras no pasen cuatro años.
El riesgo real es otro: que se deduzca dos veces o que nunca se registre. Deja una nota en el libro de recibidas con el periodo original.
7. Factura a nombre de otra persona
La factura sale a nombre de la pareja, de un familiar o de otra empresa del cliente. El NIF del destinatario no es el suyo.
Para deducir el IVA, el destinatario identificado en la factura debe ser quien deduce. Una factura ajena no sirve, aunque el gasto sea del negocio.
Qué pedir: que revise el nombre y el NIF antes de salir de la tienda. Corregirlo después exige una factura rectificativa del proveedor.
Cómo revisarlo en la gestoría
- Filtra los gastos sin NIF del cliente y sepáralos del IVA deducible.
- Agrupa por CIF para detectar proveedores con nombres distintos.
- Revisa las comidas: medio de pago y relación con la actividad.
- Pide el duplicado de todo ticket ilegible antes de liquidar.
Resumen para enviar a tus clientes
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Ticket sin tu NIF | IVA no deducible | Pedir factura con NIF al pagar |
| Solo nombre comercial | Proveedor mal identificado | Apuntar razón social y CIF |
| Comida en efectivo | No deducible en IRPF | Pagar con tarjeta o móvil |
| Ticket borrado | Sin justificante legible | Foto al momento y guardar el papel |
| Gasto personal | No deducible | Separar tarjetas y sobres |
| Factura a otro NIF | IVA no deducible | Revisar nombre y NIF al pagar |
| Enviado tarde | Riesgo de error y duplicados | Respetar la fecha de corte |
Y recuerda a tus clientes cuánto tiempo guardar los tickets.
Cómo te ayuda Clac
Clac ataca estos errores donde nacen: avisa al autónomo en el momento si el ticket no lleva su NIF y le enseña sus datos fiscales para pedir factura. Además, guarda la razón social de cada CIF y marca "por revisar" los gastos sin razón social o CIF antes de que te lleguen.
Para la gestoría es gratis: tus clientes usan la app y tú recibes cada trimestre la misma hoja de gastos (CSV compatible con Excel) y las fotos.
Ver Clac para gestoríasPreguntas frecuentes
¿Se puede deducir un gasto con un ticket sin NIF?
El IVA no: la factura simplificada necesita el NIF y el domicilio del destinatario y la cuota separada. En IRPF la factura es el medio de prueba prioritario, pero pueden admitirse otras pruebas según el caso.
¿Es deducible una comida de trabajo pagada en efectivo?
En IRPF no, porque las comidas del propio autónomo deben pagarse con un medio electrónico, además de producirse en hostelería durante la actividad y respetar los límites de las dietas.
¿Qué hago si el ticket se ha borrado?
Pide un duplicado al proveedor. Las facturas deben conservarse legibles durante el plazo de prescripción, por eso conviene fotografiar el ticket al recibirlo y guardar el papel.
Fuentes
- AEAT · Folleto actividades económicas: facturas simplificadas
- AEAT · ¿Qué me puedo deducir? (IVA)
- AEAT · Folleto actividades económicas: cálculo del rendimiento neto
- AEAT · Obligación de conservar las facturas
- Contabilidad TK · Facturas y justificantes para contabilizar gastos
Información general para gestorías y asesorías en España, revisada en la fecha indicada.